So erstellen Sie ein strategisches Sponsoringkonzept
In 5 Schritten potenzielle Sponsoren überzeugen
Um potenzielle Sponsoren für die Förderung Ihres Sportvereins zu gewinnen, müssen Sie sie zunächst mit einem guten Konzept überzeugen. Erfahren Sie hier, wie ein erfolgversprechendes Sponsoringkonzept aussehen muss und was Sie bei der Erstellung bedenken sollten.
- Das Sponsoringkonzept – Grundlage Ihrer Geschäftsbeziehung mit einem Sponsor
- Was macht ein gutes Sponsoringkonzept aus?
- Vorab: Legen Sie Ihre Sponsoren-Strategie fest
- Anleitung: In 5 Schritten ein überzeugendes Sponsoringkonzept erstellen
... So ist ein Sponsoringkonzept aufgebaut
... Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Projektskizze
... Schritt 2: Beschreiben Sie Ihr Netzwerk
... Schritt 3: Erklären Sie, wie Ihr Projekt umgesetzt und der Sponsor eingebunden werden soll
... Schritt 4: Nennen Sie Zuständigkeiten und Ansprechpartner
... Schritt 5: Verfassen Sie ein ansprechendes Anschreiben
Das Sponsoringkonzept – Grundlage Ihrer Geschäftsbeziehung mit einem Sponsor
Wenn Sie Sponsoren für Ihren Verein oder Ihre Hobbymannschaft gewinnen möchten, müssen Sie Überzeugungsarbeit leisten. Warum sollte der Sponsor ausgerechnet Ihren Verein fördern? Was haben Sie zu bieten? Die Antworten auf diese und andere Fragen geben Sie in einem sogenannten Sponsoringkonzept. Darin legen Sie dar, welche Leistungen Sie wünschen, wie Sie die erhaltenen Mittel einsetzen möchten und welche Gegenleistungen Sie dem Sponsor bieten können.
Wichtig: Machen Sie sich unbedingt bewusst, dass Sponsoring ein Geschäft ist, das auf Gegenseitigkeit beruht. Häufig übersehen Vereine, dass es sich bei einem Sponsor um einen Vertragspartner handelt. Indem er Ihnen Mittel zur Verfügung stellt, erwartet er auch eine entsprechende Gegenleistung.
Dieses Grundverständnis einer Sponsoringpartnerschaft ist entscheidend, wenn es darum geht, ein erfolgreiches Sponsorenkonzept auszuarbeiten und die Partnerschaft für beide Seiten gewinnbringend zu gestalten.
Tipp: Falls Sie mit Ihrem Team bereits Sponsoringerfahrung haben, sollten Sie vor der Konzepterstellung eine Stärken-/Schwächenanalyse machen. Überlegen Sie, was gut funktioniert hat – und was Sie bei Ihrer künftigen Zusammenarbeit mit Sponsoren besser machen könnten.
Was macht ein gutes Sponsoringkonzept aus?
Ein Sponsoringkonzept, das potenzielle Sponsoren überzeugt,
- weckt das Interesse des Sponsors an Ihrem Verein/Team.
- enthält genaue Angaben zum Verwendungszweck der Mittel.
- stellt Nutzen und Vorteile dar, die sich für den Sponsor durch sein Engagement ergeben.
- ist übersichtlich und nicht zu lang (in der Regel maximal 12 Seiten).
Vorab: Legen Sie Ihre Sponsoren-Strategie fest
Bevor Sie sich mit Feuereifer an Ihr Sponsoringkonzept machen, sollten Sie Ihre Strategie festlegen. Nur, wenn Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen und was Sie von einer Partnerschaft mit einem Sponsor erwarten, können Sie ein überzeugendes Sponsorenkonzept erstellen.
Definieren Sie Ihre Ziele
Zunächst geht es darum zu wissen, was Sie eigentlich mit der Unterstützung eines Sponsors erreichen wollen. Die Definition Ihrer Ziele bildet die Grundlage Ihres weiteren Vorgehens und Ihres Konzepts. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei:
- Welche Ziele möchten Sie im kommenden Jahr mit Ihrer Mannschaft erreichen?
- Wie viel Budget benötigen Sie dafür?
- Kommen auch alternative Formen der Unterstützung in Frage, etwa das Sponsoring von Trikots, Ausrüstung oder Trainingsgeräten?
Halten Sie Ihre Ziele unbedingt schriftlich fest. Sie sind im weiteren Prozess der Konzepterstellung ausschlaggebend.
Ermitteln Sie, was genau Sie benötigen
Nun geht es daran, zu ermitteln, welche Art von Förderung Sie brauchen. Sie sollten sich also darüber bewusst sein, ob Sie eine einmalige Förderung erhalten wollen oder einen dauerhaften Zuschuss benötigen. Je nachdem sollten Sie prüfen, auf welche Weise Sie einem potenziellen Sponsor eine ansprechende Gegenleistung bieten können.
Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:
- Wofür wollen wir Sponsorenmittel einsetzen?
- Benötigen wir dauerhafte finanzielle Unterstützung oder wünschen wir eine einmalige Förderung?
- Welche Leistungen kann unser Verein möglichen Sponsoren anbieten?
- Wie viele Sponsoren sind sinnvoll/wie viele brauchen wir? Sollen wir einen großen Sponsorenpool bilden oder konzentrieren wir uns lieber auf einen oder einige wenige Sponsoren?
Suchen Sie nach potenziellen Sponsoren
Wenn Sie sich über Ihre Ziele und die Art der Förderung im Klaren sind, geht es daran, passende potenzielle Sponsoren zu finden.
Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie in unserem Interview mit Sportsponsoring-Experte und Buchautor Andreas Will: „In 5 Schritten den Sponsor für Ihre Hobbymannschaft suchen und finden“.
Anleitung: In 5 Schritten ein überzeugendes Sponsoringkonzept erstellen
Sobald Sie passende Sponsoren ermittelt haben, können Sie Ihr professionelles Sponsoringkonzept erstellen. Lesen Sie hier, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um ein erfolgversprechendes Sponsoringkonzept auf die Beine zu stellen.
So ist ein Sponsoringkonzept aufgebaut
Ihr Sponsorenkonzept sollte folgende Bestandteile haben:
- 1. Projektskizze
Hier beschreiben Sie Ihre Idee, Ihre Zielgruppen, geplante PR-Maßnahmen und den Nutzen für den Sponsor. - 2. Beschreibung Ihres Netzwerks
Hier stellen Sie dar, wer zu Ihrem Vereinsnetzwerk gehört und welche Kontakte Sie haben. - 3. Umsetzung des Projekts
Hier beschreiben Sie, wie Sie das Projekt umsetzen und den Sponsor beteiligen möchten. - 4. Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Hier nennen Sie Ansprechpartner für den Sponsor und beschreiben die Zuständigkeiten im Verein.
Wichtig: Versetzen Sie sich beim Schreiben in Ihren gewünschten Sponsor. Was könnte ihn überzeugen, wie kann er von der Partnerschaft mit Ihrem Sportverein profitieren?
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Projektskizze
Die Projektskizze ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Sponsorenkonzeptes. Darin liefern Sie dem Sponsor Argumente, warum Ihr Sportverein beziehungsweise Ihr Projekt eine Förderung verdient, und stellen die Vorteile für den Sponsor heraus. Interessant ist für den Sponsor zum Beispiel, ob durch die Förderung seine eigene Zielgruppe angesprochen wird oder er dadurch sogar neue Zielgruppen erreicht.
Folgende Fragen sollten in Ihrer Projektskizze beantwortet werden:
- Welche Zielgruppen werden angesprochen?
- Welche PR-Maßnahmen planen Sie?
- Wie soll die Förderung gestaltet sein?
- Welche Schritte sind nötig?
- Gibt es bestimmte Fristen oder andere Voraussetzungen, die beachtet werden müssen?
Schritt 2: Beschreiben Sie Ihr Netzwerk
Für ein Unternehmen, das Sie finanziell unterstützen soll, ist auch Ihr Kontaktnetzwerk von großem Interesse. Listen Sie auf, in welchen Gremien und Verbänden Ihr Verein vertreten ist, an welchen Veranstaltungen Sie beteiligt sind und welche Partner Ihr Verein bereits hat.
Schritt 3: Erklären Sie, wie Ihr Projekt umgesetzt und der Sponsor eingebunden werden soll
Für den Sponsor ist natürlich auch relevant, welche Rolle er spielt und wie er an Ihrem Projekt beteiligt wird. Skizzieren Sie in diesem Schritt Ihre Pläne und wie Sie das Projekt (idealerweise gemeinsam mit dem Sponsor) umsetzen möchten. Beschreiben Sie, welche Möglichkeiten Sie sehen, den Sponsor öffentlichkeitswirksam darzustellen.
Beispiele:
- Präsentation des Sponsors auf der Vereinswebsite und/oder in der Vereinszeitung
- Einbinden des Sponsors in Ihre Social-Media-Aktivitäten auf Facebook, Instagram & Co.
- Offizielle Übergabe des Förderungsschecks
- Berichterstattung in den lokalen Medien
Schritt 4: Nennen Sie Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Idealerweise hat Ihr Sponsor einen festen, gut erreichbaren Ansprechpartner in Ihrem Verein. Außerdem sollten Sie in diesem Schritt beschreiben, wie Sie sicherstellen, dass die geplanten Maßnahmen reibungslos umgesetzt werden. Beschreiben Sie außerdem, wie Sie Ihre Arbeit für den Sponsor transparent machen wollen: etwa, indem Sie regelmäßige Treffen mit den Sponsoren planen und sie über die umgesetzten Maßnahmen auf dem Laufenden halten.
Tipp: Um die Partnerschaft mit Ihrem Sponsor oder Ihren Sponsoren professionell und erfolgreich zu gestalten, empfiehlt sich ein professionelles Sponsoringmanagement. Denn das Thema Sportsponsoring ist sehr komplex und sollte gut geplant und gesteuert werden.
Schritt 5: Verfassen Sie ein ansprechendes Anschreiben
Ihr Sponsoringkonzept ist nun eigentlich schon fertig. Doch damit es von Ihrem Wunsch-Sponsor überhaupt wahrgenommen und gelesen wird, benötigen Sie ein überzeugendes, formelles Anschreiben.
Stellen Sie sich die Sponsorenakquise wie eine Bewerbung für einen Job vor. Durch ein persönliches Anschreiben wecken Sie das Interesse Ihres Ansprechpartners. Nur dann wird er sich auch die Mühe machen, Ihr beigefügtes Sponsoringkonzept zu lesen.
Darauf sollten Sie im Anschreiben achten:
- Stimmen Sie Inhalt und Sprache auf Ihren gewünschten Sponsor ab. Einen Konzern sprechen Sie anders an als ein Ladengeschäft bei Ihnen vor Ort.
- Fassen Sie sich kurz – 200 bis 300 Wörter reichen aus, also nicht mehr als eine DIN-A4-Seite. Halten Sie sich dabei an die Schriftgröße von 12 pt. bei einer Standardschrift wie Calibri und nutzen Sie keinesfalls eine kleinere Schriftgröße.
- Gehen Sie auf Ihren Sponsor ein: Schreiben Sie möglichst über Erfolge und Ziele Ihres Vereins, die auch für den potenziellen Sponsor von Interesse sind.
- Schreiben Sie sorgfältig und fehlerfrei. Lassen Sie das Schreiben von mindestens einer Person gegenlesen und korrigieren.
- Strukturieren Sie Ihr Anschreiben gut – Absätze und auch Fettungen erleichtern Ihrem Ansprechpartner das Lesen.
- Halten Sie Formalitäten ein: Wenn Sie Ihr Anschreiben per Brief verschicken, sollten er wie ein Geschäftsbrief mit Absender- und Empfängerinformationen, Betreffzeile, Datum & Co. aufgebaut sein. Eine E-Mail sollte immer auch eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten enthalten – nur so wirken Sie professionell!
Das Logo des Sponsors auf Ihrem Vereinstrikot
Eine beliebte Möglichkeit, Sponsoren zu Geltung zu bringen: Lassen Sie das Logo Ihres Sponsors auf Ihre Trikots drucken!
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